Sovellusvuokrauksella tarkoitetaan taloushallinto-ohjelmiston vuokraamista yrityksen ulkopuoliselta palveluntarjoajalta eli sovellusvuokraajalta. Sovellusvuokrausta kutsutaan myös ASP-palveluksi (application service providing).

Sovellusvuokraaja tarjoaa yritykselle ja sen eri henkilöille käyttöoikeuden ja pääsyn tarvittaviin taloushallinto-ohjelmistoihin ja niiden osiin. Sovellusvuokraaja hallinnoi keskitetysti omiin laitteistoihin ja järjestelmiin asennettuja taloushallinto-ohjelmistoja. Se vastaa tietotekniikasta, ohjelmiston ja palvelimen toiminnasta, ylläpidosta ja tietoturvasta.

Yritys käyttää ohjelmistoa internetin tai yksityisen verkon kautta. Sovellusvuokraajana voi toimia esimerkiksi taloushallinnon ohjelmistotoimittaja tai tilitoimisto.

Mitä on sovellusvuokraajan vastuulla?

Sovellusvuokraaja vastaa ratkaisuun liittyvästä tietotekniikasta. Se huolehtii taloushallinto-ohjelmistoon ja palvelimeen liittyvistä lisensseistä sekä näiden toiminnasta, ylläpidosta, tietoliikenteestä ja tietoturvasta. Palveluntarjoaja tarjoaa myös käyttäjätukea sekä vastaa tietojen varmuuskopioinneista.

Sovellusvuokrauksen yhteydessä taloushallinto ja sen hoito jää kuitenkin yrittäjän vastuulle.

Yrityksen kannattaa myös varmistaa sovellusvuokraajalta tämän velvollisuudet solmiessaan ASP-sopimusta.

Kenelle

Taloushallinto-ohjelmiston vuokraus soveltuu yritykselle, joka haluaa keskittyä yrityksen omaan ydinliiketoimintaan. Lisäksi sovellusvuokrauksen myötä taloushallinto-ohjelmisto ja sen vaatima työ, tietotekniikka sekä ylläpito siirtyvät yrityksen ulkopuolisen tahon hoidettavaksi.

Hyödyt yritykselle

ASP-palveluna taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto on yritykselle nopeaa. Palvelun perustamiskustannukset ovat matalat. Sovellusvuokraus ei vaadi yritykseltä erityisinvestointeja laitteistoihin eikä palvelimeen.

Sovellusvuokraus ei vaadi yritykseltä erityistä tietoteknistä osaamista. Palveluntarjoaja vastaa ohjelmiston ja palvelimen toimivuudesta, ylläpidosta, tietoturvasta ja varmuuskopioinneista. Lisäksi sovellusvuokraaja huolehtii ohjelmistokehityksestä ja uusimman tietotekniikan hyödyntämisestä.

ASP-palvelu mahdollistaa taloushallinto-ohjelmiston käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Internet ja taloushallinto-ohjelmistojen automatisoidut toiminnot tekevät taloushallinnosta entistä reaaliaikaisempaa ja raportoinnista ajantasaista.

Onnettomuustilanteissa yrityksen tietokoneen vahingoittuminen tai häviäminen ei vaikuta yrityksen taloushallinnon tietoihin. ASP-palvelussahan taloushallinto-ohjelmisto on asennettu palveluntarjoajan tiloihin ja yritys käyttää sitä internetin välityksellä.

Yrityksen taloushallinto pystyy vastaamaan yrityksen toimintaympäristön muutoksiin entistä paremmin sovellusvuokrauksen kautta. Yrityksen toiminnan ja sitä kautta taloushallinnon tapahtumamäärän kasvaessa tai supituessa palveluntarjoaja huolehtii, että ohjelmisto vastaa yrityksen sen hetkisiä tarpeita.

Sovellusvuokrauksen myötä yrityksen eri toimipaikat voivat käyttää samaa taloushallinto-ohjelmistoa, jonka käyttö onnistuu internetin välityksellä.

Sovellusvuokrauksen yhteydessä yrittäjän on tärkeää muistaa huolehtia yrityksen tietoturvasta. Palveluntarjoaja tarjoaa useimmiten salatun tietoliikenneyhteyden. Se vastaa myös ohjelmistoon ja palvelimeen liittyvästä tietoturvasta.

Sovellusvuokraus tarjoaa mahdollisuuden yritykselle ja tilitoimistolle käyttää samaa taloushallinto-ohjelmistoa, mikä tukee yrityksen ja tilitoimiston taloushallinto-ohjelmistojen yhteentoimivuutta ja tarjoaa näin ollen mahdollisuuden sujuvampaan yhteistyöhön.

Vaatimukset

Yritykseltä taloushallinto-ohjelmiston sovellusvuokraus edellyttää useimmiten vain tietokoneen, internetyhteyden ja selaimen. Joissakin tapauksissa yrittäjän tulee asentaa erillisohjelma, joka tekee ohjelmiston käytön mahdolliseksi. Yritykseltä voidaan myös edellyttää sähköpostiohjelmaa ja tulostinta.

Yritys pääsee käyttämään sovellusvuokrauksena hankittua taloushallinto-ohjelmistoa palveluntarjoajan myöntämällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Haasteet

ASP-palvelun yhteydessä mahdollisuus taloushallinto-ohjelmiston yrityskohtaisiin räätälöinteihin pienenee.

Tietoturva. Yritykset käyttävät taloushallinto-ohjelmistoa avoimen tietoverkon, mutta sovellusvuokraajan tarjoaman salatun yhteyden kautta. Lisäksi haasteita liittyy siihen, kun sovellusvuokraaja hallinnoi ja ylläpitää omissa tiloissaan taloushallinto-ohjelmistoa, jota yritys käyttää tietoverkon kautta yrityksen taloushallinnon hoitoon. Samalla yritys luovuttaa tärkeitä tietojaan sovellusvuokraajan haltuun.

ASP-palvelun myötä yrityksen ja palveluntarjoaja välinen luottamus ja palveluntarjoajan toimet tietoturvan takaamiseksi nousevat tärkeään rooliin.

Yrityksen on tärkeää myös hallita kumppanuussuhdetta palveluntarjoajaan. Huomiota kannattaa kiinnittää molempien osapuolten velvollisuuksiin sekä palveluntarjoajan tarjoamaan ja lupaamaan palvelutasoon.

Kustannukset

Sovellusvuokrauksen yhteydessä yritys ei osta ohjelmistolisenssiä vaan vuokraa palveluntarjoajalta käyttöoikeuden ohjelmistoon ja maksaa tästä käyttöoikeudesta.

Palveluntarjoajat hinnoittelevat sovellusvuokrauspalvelut eri tavoin. Esimerkiksi hinnoittelu voi perustua tiettyyn perusmaksuun, johon lisätään taloushallinnon tapahtumien hinnoittelut tapahtumakohtaisesti. Hinnoittelu voi perustua myös esimerkiksi käytössä oleviin ohjelmistomoduuleihin.

Lisäksi ohjelmiston ja palvelun käyttöönottovaiheessa yritys maksaa perustamismaksun yrityskohtaisen käyttöympäristön rakentamisesta palveluntarjoajan ylläpitämään järjestelmään.

Lisätietoa

Lisätietoa sovellusvuokrauksesta löytyy TIEKEn ASP-ostajan oppaasta. Oppaassa tarkastellaan esimerkiksi, mitä asioita yrityksen tulee huomioida solmiessaan palveluntarjoajan kanssa yhteistyösopimusta. ASP-ostajan opas (pdf).

Esimerkkejä

Yrittäjien kokemuksia -osiossa taloushallinto-ohjelmiston sovellusvuokrauksen mukaisesti ovat hankkineet mm. City Car Club, Toimistopalvelu Mustekala ja tilitoimisto KV Pro.Care.

Tutustu caseihin Verkkokaverin Yrittäjien kokemuksia -osiossa.