Asiakirjastandardit opetuskäytössä



Suomalaisessa tietoyhteiskunnassa toimiston asiakirjastandardien tuntemus ja käyttö helpottaa jokaisen tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävän toimintaa niin työssä, opiskeluissa kuin vapaa-aikana.

Asiakirjastandardien käyttöä pyritään edistämään monella tavalla ja monissa kanavissa. Oppilaitokset ja opettajat ovat keskeisiä toimijoita tiedon ja käytön lisäämisessä. Tutkimustietoa toimiston asiakirjastandardien käytöstä opetuksessa ei ole ollut saatavilla. Tämän tiedon saamiseksi TIEKE toteutti SFS ry:lle syksyllä 2011 selvityksen toimiston asiakirjastandardien käytöstä opetuksessa.

Selvityksen tavoitteena oli saada tietoa toimiston asiakirjastandardien käytöstä ja käytön esteistä opetuksessa niin ammatillisissa opinnoissa, täydennyskoulutuksissa kuin kaupallisissa henkilöstökoulutuksissa. Kysely kohdistettiin oppilaitoksille ja opettajille sekä kouluttajille tai opetuksesta vastaaville henkilöille, jotka ovat opetustyössä avainasemassa edistämässä toimiston asiakirjastandardien käyttöä.

Selvityksen tuloksia

Standardien opetuskäytössä ja tunnettuudessa on eroja

Vastausten antama kuva tukee ennakkokäsityksiä siitä, että eri asiakirjastandardien tunnettuudessa ja opetuskäytössä on standardien välillä suuriakin eroja. Tiettyjä standardeja käytetään opetuksessa ja niiden tärkeys opiskelijoille koetaan merkittävimpänä. Näitä asiakirjastandardeja ovat tekstin asetteluun, lomakkeen perusrakenteeseen sekä numeroiden ja merkkien kirjoittamiseen liittyvät standardit.

Tiedon eri lähteillä

Opiskelijat saavat tietonsa etupäässä opettajien valmistamasta tai muusta oppimateriaalista. Opettajien käytössä olevien standardien muodossa on enemmän vaihtelua. Eniten käytössä on yksittäisiä standardeja joko henkilökohtaisessa tai yhteiskäytössä. Jonkin verran käytössä on myös Toimiston asiakirjat -käsikirjaa.

Kyselyyn vastanneiden keskuudessa on hyvin tietoa standardeista ja niiden saatavuudesta, mutta silti kaivattaisiin mm. verkkomateriaalia ja ajankohtaista tietoa opetuksen tueksi. Oppilaitosportaali SFSedu sekä asiakirjastandardit ja asiakirjamalleja sisältävä eKäsikirja eivät vielä olleet yleisesti opettajien tiedossa ja käytössä.

Tulevaisuuden näkymiä

Ohjelmistojen kehittyminen nostettiin esiin. Yhteys asiakirjastandardien ja tekstinkäsittelyohjelmien välillä on tietysti voimakas. Tekstinkäsittelyohjelmat tarjoavat paljon mahdollisuuksia myös visuaaliseen ilmaisuun. Esillä voisi olla esimerkkejä siitä, että ”standardiasiakirjakin voi olla näyttävä ja houkutteleva ulkoasultaan”.

Toisaalta ohjelmistojen valmiit mallit ovat monin paikoin kaukana standardeista. Viimeisimmät ohjelmistoversiot ovat tuoneet haasteita asiakirjastandardien käyttöön ja opetukseen. Opetukseen käytettävissä olevat tunnit ovat kuitenkin hyvin rajalliset. Ohjelmien valmiit mallit ja oletusasetukset saavat aikaan monenmoisia ”hirvityksiä”.

Työtä asiakirjastandardien eteen pidetään oppilaitoksissa tärkeänä, samoin tiedotuksen roolia. Tiedotus uudistuksista suoraan opettajille on tehokas tapa levittää tietoa, mutta tiedotusta myös suuremmalle yleisölle tarvitaan.

Toimiston asiakirjastandardit opetuskäytössä -selvityksen tulokset (pdf)

Lisätietoja standardeista:
Suomen standardisoimisliitto SFS ry
Oppilaitosporttaali SFSedu ->Asiakirjaviestintä

asiakirjaviestintäkomitean toiminnasta:
Anu Jukarainen, anu.jukarainen(at)sfs.fi, puh. 09 1499 3436

asiakirjastandardit opetuskäytössä -selvityksestä:
Hanna Vuohelainen, hanna.vuohelainen(at)tieke.fi, puh. 09 4763 0305