|
Kun käytät esimerkiksi tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa, tallenna välillä työsi levylle. Sama koskee myös esimerkiksi pitkän sähköpostiviestin kirjoittamista. Muutoin saattaa sähkökatkos, järjestelmävirhe, verkkoyhteyden katkeaminen tai muu syy hävittää tekemäsi työn. Useimmat ohjelmat nimittäin pitävät käsiteltävää aineistoa vain tietokoneen keskusmuistissa, josta se täysin tuhoutuu, jos vaikkapa vain joku vahingossa kiskaisee töpselin irti. Tallennustoiminto, nimeltään usein "Save", ottaa aineiston talteen myös kovalevylle. Esimerkiksi ruokatunnille lähdettäessä kannattaa ehdottomasti "seivata" kaikki aineistot, joita on tekemässä tai muokkaamassa jossakin ohjelmassa.
Useissa ohjelmissa on mahdollisuus myös automaattisiin tallennuksiin esimerkiksi kymmenen minuutin välein. Ominaisuus kulkee usein nimellä "auto-save", ja se on ehkä erikseen kytkettävä toimintaan ohjelman asetuksista. Sellaisia mahdollisuuksia kannattaa yleensä käyttää hyväksi etenkin ohjelmissa, joita käyttää paljon. Esimerkiksi MS Wordissä automaattinen tallennus saattaa valmiiksi olla käytössä, mutta on hyvä tarkistaa asia, ja samalla voi valita omaan työtyyliinsä sopivan tallennusvälin. Esim. suomenkielisessä versiossa asetus voi olla seuraavien valintojen takana: Työkalut > Asetukset... > Tallenna.
Teknisesti sanottuna aineisto on ohjelman käytön aikana sähköilmiöihin perustuvassa muodossa tietokoneen keskusmuistissa, ja siksi se katoaa, kun sähkö katkeaa. Levyllä tai levykkeellä se on magnetoitumiseen perustuvassa muodossa ja säilyy siksi paremmin.
Sähkökatkoja ja -häiriöitä vastaan voidaan suojautua ns. UPS-laitteilla, joilla pyritään takaamaan jatkuva, häiriötön sähkövirran saanti. Sellainen laite kytketään tietokonelaitteiden ja sähköverkon väliin eli sähkövirta tulee UPS:n läpi. Laitteessa on akusto, josta se antaa virtaa jonkin aikaa sähköjen katkettua. Tämä voi antaa mahdollisuudet siihen, että verkkovirran katkettua ehditään tallentaa tiedot ja sammuttaa tietokone hallitusti. UPS-laitteita on erilaisia, ja monet niistä on rakennettu lisäksi huolehtimaan virran tasaisuudesta, etenkin estämään "piikkejä", jotka saattavat aiheuttaa pahoja häiriöitä tietolaitteistoille. Pienen UPS:n saa alle tuhannella markalla, ja se saattaa olla tarpeellinen hankinta myös kotiin ja pienyritykseen etenkin alueilla, joilla sähkösyötössä esiintyy usein häiriöitä. Kannattaisiko pitää vanhakin versio tallessa?
Usein on syytä ottaa talteen useita versioita aineistoista, esimerkiksi tekemällä aineistosta kopion eri nimelle, ennen kuin rupeaa muokkaamaan sitä. Näin varsinkin silloin, kun on aihetta epäillä, että muutos ehkä joudutaan perumaan. Voi olla, että loistava idea jonkin asiakirjan sisällön uusimiseksi osoittautuukin huonoksi.
Vaikka tiedot normaalisti säilyvätkin kovalevyllä, on syytä lisäksi tehdä varmistuksia eli kopioida tärkeimmät aineistot kovalevyltä esimerkiksi levykkeille. Varmuuskopioinnin yksi tarkoitus on huolehtia siitä, ettet menetä työsi tuloksia, jos kovalevy lakkaa toimimasta tai jos vahingossa hävität tiedoston. Nykyisin levytila on halpaa mutta ei kovin luotettavaa. Kovalevyn meneminen jumiin niin, että sieltä ei voi normaalein keinoin pelastaa tiedostoja, ei valitettavasti ole kovinkaan harvinaista. Itse asiassa on lähes jokaiselle tietokonetta säännöllisesti käyttävälle käy niin jossain vaiheessa vuosien saatossa.
Varmuuskopiointi on myös olennaista tietomurtoihin ja haittaohjelmiin varautumiseksi. Yksi haittaohjelmien tavallisimmista tihutöistä on juuri tietokoneen kovalevyn sisällön hävittäminen, koska se on erityisen vahingollista ja toisaalta helppoa ohjelmoida.
Ota lisäksi varmuuskopioita omista tietoaineistoistasi, esimerkiksi itse kirjoittamistasi asiakirjoista, eli tallenna ne kovalevyn lisäksi esimerkiksi levykkeille. Hanki tarpeeksi levykkeitä tai muita tietovälineitä. Uutta tietokonetta ostettaessa kannattaa ehkä sijoittaa vähän ylimääräistä, jotta saa siihen kirjoittavan CD-rom-aseman tai vastaavan, jolla isonkin tietomäärän saa kopioiduksi kohtuullisessa ajassa.
Jos kovalevystä on täydellinen varmuuskopio, niin esimerkiksi levyrikon jälkeen on paljon helpompi toimia. Mutta yleensä ei kannata yrittää kopioida koko kovalevyn sisältöä, koska sitä on niin paljon siellä on paljon sellaista, joka voidaan asentaa uudestaan alkuperäisiltä tietovälineiltä tai hakea uudestaan Internetistä.
Varmuuskopiot on hyvä suojata vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä tai päällekirjoittamiselta. Varmuuskopiolevyke kannattaa kirjoitussuojata napsauttamalla tähän tarkoitettu nipsu levykkeessä oikeaan asentoon. Kovalevylle tehdyn varmuuskopion voi yleensä suojata käyttöjärjestelmäkohtaisella tavalla niin, että lukeminen on mahdollista, kirjoittaminen (ja hävittäminen) ei. Tällaisen suojauksen voi tiedoston "omistaja" ohittaa, mutta sen asettaminen suojaa vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä.
Usein kätevä keino on tallentaa aineisto paitsi omaan tietokoneeseen myös johonkin palvelimeen, esimerkiksi lähiverkon tiedostopalvelimeen taikka Web-palvelimeen. Muista toisaalta, että silloin aineistot voivat joutua muidenkin tietoon kuin on tarkoitus. Erityisesti Web-palvelimeen tallentaminen tulee kyseeseen lähinnä vain silloin, kun erityisesti haluat aineiston julkiseksi.
Kaikesta tärkeästä aineistosta tulisi olla kaksi toisistaan riippumatonta kopiota. Varmuuskopio levykkeellä (kovalevyllä olevan varsinaisen tiedoston lisäksi) täyttää tämän vaatimuksen niukin naukin. Tällöin on erityisen tärkeää säilyttää levykkeet hyvin, sillä pöly, lika, magneettikentät, lämpö ja kuluminen voivat tehdä levykkeen vähitellen käyttökelvottomaksi.
Paperituloste voi olla hyödyllinen lisävarmistus. Tietojen palauttaminen paperilta tietokoneella luettavaan muotoon on kuitenkin työlästä, vaikka tuloste olisikin hyvin säilynyt.
Kaikesta todella tärkeästä on hyvä olla vähintään kolme kopiota, niistä ainakin yksi fyysisesti turvatussa paikassa, mielellään eri rakennuksessa.
Tee oma varmuuskopiointipolitiikkasi
Mieti oma varmuuskopiointisuunnitelmasi. Selvitä aluksi, onko toimintaympäristössäsi jokin yleinen automaattinen varmuuskopiointi, joka huolehtii osasta varmistustarpeita. Isossa yrityksessä näin todennäköisesti on, mutta varmuuskopiointi koskee todennäköisesti vain niitä tiedostoja, jotka on sijoitettu määrättyihin palvelimiin tai hakemistoihin.
Harkitse, miten usein teet laajan varmuuskopion (tai ehkä jopa täydellisen, jos se on mielekästä) ja miten usein otat talteen vain erityisen tärkeät tai usein muuttuvat tiedostot. Tilanne on verrattavissa vakuutuksen ottamiseen: maksamalla vakuutusmaksun (huolehtimalla varmuuskopioinnista) hyväksyt varman rahanmenon (vaivannäön), jotta välttäisit suhteellisen epätodennäköisen mutta ison menetyksen tai saisit sen jotenkin korvatuksi. Asiaa voi miettiä näin päin: kuinka suuren osan tekemästäsi työstä haluat tuhoutuvan, kun vahinko sattuu? Jos et halua menettää yli viikon työn tuloksia, ota varmuuskopio vähintään kerran viikossa.
Mitä vakuutuksiin tulee, niin mikään vakuutus ei yleensä korvaa tiedostojen tuhoutumista, jos tietokone varastetaan, vaurioituu tulipalossa tms. Esimerkiksi kotikäyttäjän kannattaa huolehtia siitä, että tietokonelaitteet ovat kotivakuutuksen piirissä, mutta sellainen vakuutus korvaa vain aineellisia vahinkoja ja nekin yleensä laskennalliset kuoletukset huomioon ottaen.
|
In English 
